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Beneficios de estandarizar contratos

Como en cualquier puesto de trabajo, en el mundo de la abogacía muchas tareas son repetitivas y eso nos ayuda con algunos clientes a no empezar desde cero y partir desde una base; gracias al conocimiento y a la experiencia obtenida con otros clientes previos.

Con esto no queremos decir que en el mundo de la abogacía las tareas se automaticen y que los abogados sean un robot (o que estas máquinas sean las que se ocupen en un futuro de esta profesión).

Lo que realmente queremos resaltar es que estandarizar tareas en materia de lo legal, en este caso en concreto, estandarizar contratos y documentos jurídicos puede suponer un gran ahorro de tiempo para ambas partes (abogado y cliente). Y no solo eso, hay muchas más ventajas que vamos a detallar a continuación.

¿Por qué estandarizar contratos? Estas son las ventajas

Según la IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), dedicamos una gran parte del tiempo a gestionar el proceso de contratos. Esto engloba buscar al personal adecuado, ofrecerle información de la empresa, negociar con las partes, conseguir la aprobación de otras partes involucradas y conseguir las firmas que correspondan.

Por ello, estandarizar contratos y otros documentos jurídicos se convierte en una opción viable y recomendada para mejorar estos procesos en las empresas. Estos son los beneficios que presenta:

  • Los contratos rutinarios se automatizan.
  • El abogado mediará solo en situaciones relevantes.
  • Las nuevas incorporaciones se forman más rápido.
  • Permite agrupar y centralizar las dudas de los contratos en un mismo sitio.
  • Favorece la estrategia de negocio en empresas de mayor tamaño.

Un caso práctico que demuestra la utilidad de la estandarización de contratos ha sido la multinacional Reckitt Benckise, que se dedica a la producción de productos relacionados con la higiene, la salud y el cuidado del hogar.

La multinacional creaba unos mil contratos al año. Y tenía que intervenir en más del 50 % de estos, aunque la mayoría no necesitara ninguna revisión relevante. Las medidas por las que optó para solucionar esto fue:

  • Estandarizar las plantillas más comunes.
  • Añadir firmas electrónicas.
  • Dar acceso a equipos locales (al departamento adecuado para que este no tenga que pedir permiso y pueda acceder a las plantillas una vez que sean aprobadas por el abogado).

Aplicando todo esto consiguió dedicar más tiempo a aquellos contratos que sí requerían una atención especial, disminuir la dependencia a contratos básicos, ser más rápido para cerrar operaciones, prestar un servicio de calidad y ser más eficiente.

Cómo estandarizar contratos: lo que no debes hacer y otras recomendaciones

¿Hay alguna forma de mejorar estos procesos y que no lleven tanto tiempo? Sí, la única manera de optimizar la velocidad, el costo y la calidad es mediante la estandarización de contratos con plantillas. Pero no con una plantilla cualquiera.

Por ejemplo, si eres el dueño de un negocio y alguien te pide que elabores un contrato específico, lo lógico es que no lo elabores desde cero. Utilizarás una plantilla ya creada en Word, donde irás modificando algunos datos.

El único inconveniente que muchos cometen al hacer esto es que al reutilizar un texto antiguo se pueden cometer errores y puede haber equivocaciones en algunos campos: nombres, fechas, cuantías, plazos, direcciones o cláusulas (que no se han actualizado).

Otros impedimentos que muchos se encuentran a la hora de usar estas plantillas en Word (donde solo hay que cortar y pegar el texto y hacer los cambios pertinentes) es que no se puede hacer seguimientos del tipo: ver la fecha de la firma, permitir la edición de algunos campos, comprobar quienes lo han firmado o no, o si se han producido cambios.

Consejos para crear buenas plantillas de contratos

Por último, a la hora de estandarizar contratos hay una serie de factores que debes considerar para crear plantillas potentes de contratos y de otros documentos legales:

  • Identifica cuáles son las plantillas más usadas. Consúltalo con los clientes o a nivel interno.
  • Elabora un modelo de formulario para los documentos o contratos más comunes.
  • Actualiza las plantillas de vez en cuando. Lo recomendable es cada 6 meses.
  • Utiliza un lenguaje claro y entendible.
  • Guarda las plantillas en un lugar donde su búsqueda a posteriori sea fácil de encontrar.
  • Adopta un único estilo en las plantillas, manteniendo un lenguaje único y una presentación que vaya en línea con el resto.

Sin duda alguna, esta estandarización de contratos, por un lado, facilita al abogado su labor. Y, por otro lado, ofrece más flexibilidad a los proveedores, miembros del equipo o al cliente, promoviendo así que focalicen su esfuerzo y tiempo en las tareas que requieren más dedicación, que son más complejas y especiales.

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